Los nuevos modelos de trabajo híbridos han impactado en el diseño de los espacios de trabajo hasta el punto de transformar el propio concepto de la oficina.

No solo ha cambiado el cuándo y el dónde se trabaja, sino también el cómo y el porqué. “Las oficinas han pasado de ser un espacio para producir a un lugar donde innovamos, cocreamos, socializamos y trabajamos en equipo”, señala Camilo Agromayor, director general de Ofita, empresa fabricante de mobiliario de oficina.

“Mucho está cambiando en los espacios de trabajo. Acudir cada mañana a un sitio en el que los trabajadores se sientan tan a gusto como en su propio hogar, donde todo sea flexible. Donde se facilite la cooperación, tanto la formal como la espontánea. Con el bienestar por encima de todo. En el que se inspire a la gente a crear y a innovar”, comenta. 

Una de las consecuencias del impacto del trabajo híbrido en el diseño de la oficina es la reducción del espacio destinado a los puestos de trabajo como los concebíamos hasta hace poco tiempo, es decir, mesa y silla para cada empleado, y el crecimiento de los espacios para la innovación que dan un nuevo uso a esos metros cuadrados antes dedicados a los puestos operativos.

Pizarras móviles, gradas, pufs con ruedas, carritos… transforman la oficina dándole un aire mucho más informal y al mismo tiempo productivo. ¿Por qué están tan en auge los espacios de innovación?

Según el director general de Ofita, “el uso de metodologías ágiles fomenta la innovación, frente a la forma tradicional de gestionar proyectos que termina limitando el alcance del trabajo. Metodologías como Scrum, Lean, Kanban e Smart permiten promover y acelerar el desarrollo de nuevos proyectos a través de procesos flexibles y ambientes de cooperación”.

“Lo que está claro es que estas nuevas dinámicas de trabajo necesitan áreas polivalentes en las oficinas que las faciliten. Si quieres empezar a generar cultura de innovación dentro de empresa, tendrás que diseñar un espacio adecuado para inspirarla”, añade Camilo Aromayor.

“No es necesario que la transformes completamente con un rediseño total de la oficina. Pero sí que al menos reserves un espacio dentro de la oficina en el que se transmita que las cosas allí se hacen de otra forma”.

¿Cómo son estos espacios de innovación? Los espacios de innovación o salas de equipo son los espacios colaborativos de la oficina donde se produce la cocreación y se genera la innovación. Facilitan las metodologías ágiles a través de un espacio flexible, ágil, versátil. Combinan la gamificación y el trabajo, la diversión con la obligación.

Estos espacios pueden dedicarse a un equipo o al desarrollo de un proyecto, por ello, deben ser flexibles para acomodar equipos de distintos tamaños dentro de una organización, y reconfigurables.

Los espacios para la innovación están equipados con elementos y mobiliario que permiten reconfigurar fácilmente el espacio cuantas veces sea necesario y crear zonas diferenciadas y adecuadas para cada ocasión.

Cumplen perfectamente esta función los paneles separadores móviles, pensados para diferenciar espacios y actividades. Los paneles separadores configuran las sesiones de trabajo de forma rápida y sencilla según las necesidades del proyecto y las características de la actividad. Además, en ellos se puede escribir, compartir ideas, colgar pizarras y contenedores.

Cuando es posible la unión de varios biombos, como los de la línea Forthink de Ofita, se adaptan a las dimensiones del espacio de trabajo. Se recomienda, además, que tengan propiedades fonoabsorbentes para que varios equipos puedan trabajar en la misma estancia.

Es importante también que estos módulos sean reconfigurables y extraíbles y portátiles; así los proyectos pueden continuar en cualquier otro espacio de la oficina.

Subraya Ofita además que los espacios de innovación deben estar provistos de todo lo necesario para la colaboración, desde ágoras (gradas) hasta mesas para estar sentado o de pie, como para la comunicación, con paneles móviles o pizarras.

Algunas mini ágoras, como las de Ofita, incluyen huecos para guardar los pufs y otras pertenencias (bolsos, mochilas, maletines…), y así la sesión se celebra y se recoge de manera rápida y organizada.

Paneles, pizarras, pufs, taburetes… son elementos que no pueden faltar en un espacio de innovación. Para Ofita, es importante que estos elementos se puedan reubicar de forma cómoda y sencilla. Así el espacio se redistribuye con rapidez y se adapta a las diferentes actividades de la jornada laboral.

Por ello, son muy útiles accesorios y piezas de mobiliario como los carritos porta paneles y porta pizarras; los carros altos con baldas o con perchero; los módulos jardinera; las pinzas para sujetar paneles, etc. Es decir, accesorios para organizar un espacio improvisado de este tipo, porque el orden es fundamental para crear una atmósfera equilibrada.

Las salas de innovación son uno de los nuevos espacios que no pueden faltar en las oficinas actuales, según el estudio de “3×4=12. La nueva fórmula de los espacios de oficina” de Ofita. Este ebook clasifica los espacios de una oficina según tipo de trabajadores y sus necesidades de concentración y colaboración.

El estudio diferencia cuatro tendencias claras en el nuevo diseño de oficinas: la no territorialidad (especialmente para dos tipos de trabajadores), el absoluto protagonismo de las zonas colaborativas y sociales, con diferentes tipologías de espacios, la flexibilidad / versatilidad de los espacios y su equipamiento y la humanización de los entornos laborales.